Zákaznický portál

Od verze HotelTime 4.6.7 vám přinášíme usnadnění pro účtování no show a stornopoplatků, díky kterému budou vaše procesy ještě efektivnější! Navyšte své revenue a cash flow díky zodpovědnému vyúčtování stornopoplatků rezervací, pro které jsme vám připravili jednoduchý proces. Stornopoplatky tak vyúčtujete bez námahy na pár kliknutí.

1 – Vyberte způsob vyúčtování stornopoplatku

2 – Zkontrolujte a případně doplňte detaily dokladu ke stornopoplatku

3 – Potvrďte vytvoření dokladu

Nejprve si v nastavení systému zvolte, kterou službu chcete používat jako výchozí k účtování stornopoplatků. Nastavení najdete v Menu > Nastavení > Provozovna > Nastavení systému v záložce Účty a doklady pod názvem „Výchozí služba k dokladu ke stornopoplatku“. Z rolovacího menu vyberte službu, kterou má systém nabízet jako výchozí při vytváření dokladů ke stornopoplatkům. Služba musí být v danou chvíli založena v seznamu služeb hotelu (Nastavení > Provozovna > Služby – hotel).

Následně zvolte uživatelské skupiny, které mají mít oprávnění na účtování stornopoplatků:

• Seznam smazaných rezervaci pro stornopoplatky - umožní uživateli pracovat s novým reportem pro stornopoplatky
• Doklad ke stornopoplatku - umožní uživateli vytvořit zrychlený doklad ke stornopoplatku
• Vyžadován komentář důvodu odpuštění stornopoplatku - neumožní uživateli odpustit stornopoplatek bez uvedení důvodu

Snadný přehled získáte v reportu speciálně navrženému k účtování stornopoplatků, do kterého se dostanete přes Menu > Rezervace > Report pro stornopoplatky.

V zobrazeném seznamu najdete veškeré rezervace pokojů, které byly v zadaném období smazané a odpovídají vyplněným filtrům. 

Tickbox „Seskupit dle rezervací“ vám usnadní vyúčtování, pokud se jedná o vícepokojovou rezervaci, kterou chcete vyúčtovat najednou.

Tickbox „Zobrazit již vyúčtované“ vám do seznamu zobrazí navíc také rezervace pokojů, které jste již vyúčtovali, díky čemuž získáte perfektní přehled o tom, jaké rezervace pokojů již byly proúčtované. 

Krok 1 - Vyberte způsob vyúčtování

Kliknutím na symbol peněz na konci řádku vyvoláte menu, ve kterém se vám nabídnou možnosti úhrady:

Použitelné zálohy se vám zobrazí v případě, že se ke smazané rezervaci vážou dříve vytvořené doklady na přijatou platbu

Předautorizace se vám zobrazí v případě, že používáte platební řešení HotelTime a ke smazané rezervaci existuje nevyužitá předautorizace

Vytvořit platbu kartou se vám zobrazí v případě, že používáte platební řešení HotelTime a ke smazané rezervaci se váže tokenizovaná platební karta hosta nebo virtuální karta (nebo více karet)

Vyúčtovat v dokladu zvolte v případě, že za daný pokoj nebo rezervaci více pokojů má být stornopoplatek účtován obvyklým způsobem

Odpustit stornopoplatek zvolte v případě, že za danému pokoji nebo rezervaci více pokojů poplatek nemá být vyúčtován (např. byl hostovi odpuštěn nebo se jednalo o duplicitní rezervaci apod.). Pro potřeby reportu je taková rezervace následně považována za „vyúčtovanou“

Tip: Odpuštěný stornopoplatek lze později také vyúčtovat, stačí si ve filtru reportu zaškrtnout tickbox „Zobrazit již vyúčtované“ a rezervace se vám v seznamu znovu nabídne.

Krok 2 - Doplňte detaily daňového dokladu

V kroku 2 je potřeba zkontrolovat a případně upravit nebo doplnit požadované údaje k dokladu ke stornopoplatku.

V hlavičce kontextového okna je zobrazena rekapitulace rezervace nebo pokoje včetně celkové ceny. K položce nebo celému dokladu (text před ceny) je možné vložit libovolnou poznámku, která se zobrazí na daňovém dokladu pro hosta. 

Tip: Cena rezervace/pokoje je rozložená na ubytování, stravu, poplatky a extrasy. Zaklikáním příslušných tickboxů si usnadníte práci počítáním celkové částky k úhradě. Částku můžete libovolně přepsat.

Tickbox vytvořit fakturu použijte v případě, kdy stornopoplatek potřebujete vyfakturovat například cestovní agentuře nebo pokud chcete vystavit doklad typu faktura a ten následně uhradit např. z důvodu interních účetních postupů.

Krok 3 - Vytvořte doklad

Potvrďte vytvoření dokladu a máte téměř hotovo! Pokud na vytvořeném dokladu ke stornopoplatku zbývá jakákoli částka k úhradě, systém vás přesměruje do úhrady dokladu, kde vybere požadovaný dostupný způsob úhrady a dle běžných zvyklostí doklad uhradíte. 

Pokud jste v předchozím kroku vybrali možnost "vytvořit fakturu" a platbu očekáváte bankovním převodem, můžete stránku zavřít.

Pokud je doklad bez doplatku, přesměruje vás systém do detailu dokladu, který jste právě vytvořili. Odtud jej můžete např. odeslat na e-mail hosta nebo stáhnout v pdf. 

Pozor: Pokud je částka použitého DPP vyšší než částka úhrady na dokladu ke stornopoplatku, systém vás nemusí pustit operaci dokončit, pokud nemáte v nastavení systému povoleno vytvářet přeplatky/nedoplatky při vyúčtování. 

V takovém případě je potřeba vyúčtovat stornopoplatek na fakturu a následně k ní DPP připojit pomocí funkce Připojit k dokladu v pravém menu dokladu. 

Proč byl stornopoplatek odpuštěn?

Při odpuštění stornopoplatku je možné zadat důvod, proč nebyl poplatek vyúčtován. Pokud mají někteří uživatelé uvádět důvod povinně, jednoduše jim aktivujte oprávnění "Vyžadován komentář důvodu odpuštění stornopoplatku".

Kdo odpustil stornopoplatek?

Kliknutí na symbol erbu na konci řádku u pokoje nebo rezervace vás přenese do Audit logu, kde snadno zjistíte kdo stornopoplatek odpustil nebo vyúčtoval.

Jsou k rezervaci již vytvořené doklady ke stornopoplatku?

Kliknutím na symbol dokumentu na konci řádku u pokoje nebo rezervace snadno zjistíte, zda již k rezervaci existuje vytvořený doklad (nebo doklady) ke stornopoplatku. Číslo dokladu je klikatelné a přenese vás do detailu daného dokumentu.

Nedokončené vyúčtování?

Rozpracovali jste vyúčtování stornopoplatku, vyčerpali předautorizaci nebo vytvořili platbu tokenem karty a najednou jste museli práci přerušit nebo vám vypadl internet? Nevadí, vytvořená platba na vás u dané rezervace počká. Jakmile se vrátíte do reportu pro stornopoplatky a kliknete na symbol zelených penízků na konci řádku, naleznete ji v kontextovém okně jako použitelnou externí platbu.

Ruční storno rezervace

Jakmile se rozhodnete smazat pokoj z rezervace nebo celou rezervaci, po potvrzení storna se v systému objeví stejné kontextové okno, jako při vyúčtování z nového reportu smazaných rezervací pro stornopoplatky.

Pokud při smazání nechcete stornopoplatek vyúčtovávat nebo nemá být účtován, okno jednoduše zavřete křížkem v pravém horním rohu nebo klávesou esc. Daný pokoj nebo rezervace pokojů se následně smaže a bude k dohledání v reportu smazaných rezervací nebo v reportu pro stornopoplatky.

Co když obnovíte rezervaci s vyúčtovaným stornopoplatkem?

Doklad ke stornopoplatku je s rezervací nesmazatelně spjatý. Pokud tedy obnovíte rezervaci, kterou jste dříve smazali a vyúčtovali k ní stornopoplatky, daný doklad bude s rezervací nadále spojený a bude viditelný v detailu rezervace v sekci „Vystavené účty“, odkud je možné se prokliknout do jeho detailu a dále s ním libovolně pracovat.

Stejným způsobem se systém zachová i v případě, že smažete jen část pokojů z vícepokojové rezervace a následně je vyúčtujete přes report pro stornopoplatky. V detailu rezervace se zbývajícími (nesmazanými) pokoji takový doklad také uvidíte.

Jak zkontrolovat, zda jsou všechny doklady ke stornopoplatkům řádně zaplacené?

Ideálním nástrojem je zavedení pravidelné denní kontroly reportů:

Neuhrazené doklady v čase

• Fakturace > Přehledy > Neuhrazené doklady v čase
• při aktivním tickboxu „Vystaveno ve stejný den“ by v tomto reportu měly být zobrazené pouze běžné faktury, které čekají na úhradu bankovním převodem

Výkony dokladů

• Fakturace > Přehledy > Výkony dokladů
• v tomto reportu jsou viditelné nesoulady mezi výkonem a platbou každého daňového dokladu.

Kniha faktur nebo kniha uzavřených hotelových účtů

• Fakturace > Kniha faktur nebo Uzavřené hotelové účty
• v těchto reportech jsou také viditelné nedoplatky nebo přeplatky daňových dokladů

Na závěr si pojďme říct, proč byste měli stornopoplatky účtovat!

Zvýšení tržeb a cash flow

• Účtování poplatků za zrušené rezervace a no show vám umožňuje získat část příjmů, které by jinak byly ztraceny, neboť hosté na svůj pobyt nenastoupili.

Snížení rizika ztrát z nevyužitých pokojů

• Pokoje, které nejsou obsazené kvůli pozdnímu zrušení rezervace nebo no show, pro vás představují ztracený příjem. Poplatky za zrušení pomáhají pokrýt tuto ztrátu a motivují hosty k tomu, aby své rezervace rušili včas nebo je vůbec nerušili.

Lepší správa kapacit

• Díky účtování poplatků můžete lépe řídit svoji obsazenost. Hosté budou více zvažovat, kdy a jak rezervaci zruší, což vám může poskytnout více času na to, abyste mohli uvolněný pokoj nabídnout jinému hostovi nebo upravit svoji krátkodobou cenovou strategii.

Zodpovědnější chování zákazníků

• Zavedení poplatků za zrušení rezervací motivuje hosty k tomu, aby své rezervace rušili zodpovědněji a s větším předstihem. To vám poskytuje lepší předvídatelnost a možnost pružně reagovat na změny v poptávce.

Vylepšení věrnostních programů

• Hotely mohou těžit z jasně stanovených podmínek pro zrušení rezervace a no show při nastavování věrnostních programů. Například mohou nabídnout flexibilnější podmínky stálým hostům, což může zvýšit jejich loajalitu.