Pracujete s vouchery? Trápí vás jejich provozní náročnost? Vystavujete doklady ručně? Tak určitě čtěte dál, protože náš automatizovaný vouchershop vám může ušetřit desítky hodin práce (možná i jednoho člověka navíc).
Ruční vystavování dokladů na přijatou platbu (DPP), dohledávání voucherů, přeposílání e-mailů, připojování dokladů k rezervacím… To možná znáte až příliš dobře. A přitom dneska nemusíte dělat vůbec nic z toho.
Co vám tedy přinese automatizovaný vouchershop s naším partnerem Profitroom?
Nabízíme propojení mezi vaším vouchershopem, channel managerem, booking enginem, PMS a účetnictvím, které vám vyřeší celý proces prodeje a uplatnění voucherů – od nákupu až po check-in.
Bez ruční práce. Bez zmatků. Bez prostoru pro chyby.
Jak to celé funguje? |
Fáze nákupu voucheru:
- Host si zakoupí voucher v e-shopu Profitroom na vašem webu -> informace míří rovnou do HotelTime.
- HotelTime vystaví DPP – přesně, správně, bez chyb. Automaticky.
- DPP se odešle hostovi na e-mail – okamžitě.
- Pokud máte na HotelTime napojené účetnictví, DPP putuje přímo tam – není třeba nic přeposílat nebo zpracovávat ručně.
Fáze uplatnění voucheru:
- Při rezervaci přes váš web, když host použije voucher, booking engine předá přes channel manager do HotelTime nejen rezervaci, ale i informaci o voucheru.
- HotelTime automaticky připojí DPP k rezervaci – všechno sedí, všechno je připravené. Host přijíždí a check-in probíhá hladce.
Navíc, všechny doklady k voucherům jsou přehledně uloženy ve specializovaném reportu Dárkových certifikátů v HotelTime, kde je možné je jednoduše vyhledat podle jejich kódu.
Jak službu aktivovat? |
Pokud máte HotelTime PMS s napojeným Profitroom channel managerem, zároveň na svém webu máte Profitroom booking engine a využíváte také Profitroom vouchershop, je tato služba přímo pro vás.
Kontaktujte svého obchodního zástupce HotelTime a během pár dní již můžete sledovat, jak za vás systémy dělají (nezbytnou) administrativu.
Jaký je postup nastavení? |
Pokud jste si již službu u nás i Profitroom objednali, spojí se s vámi naše zákaznická podpora.
K aktivaci funkce budeme potřebovat také vaši součinnost, aby vše bylo nastavené tak, jak si přejete.
Uživatelské nastavení - děláte vy
1. Přes Nastavení > Provozovna > Služby – hotel si vytvořte nové hotelové služby
- služby mohou, ale nemusí být vytvořené 1:1 k jednotlivým voucherům, Profitroom umožňuje 1 hotelovou službu napojit na více Profitroom voucherů - pokud tedy prodáváte hodnotový voucher na 1000 Kč a 2000 Kč, můžete mít v HotelTime 1 službu
Název hotelové služby bude následně vidět na daňovém dokladu, který obdrží vaši hosté. DPH služby je klíčové pro správnou daňovou rekapitulaci na daňovém dokladu.2. Zkontrolujte a případně si nastavte číselné řady dokladů pro typ Dárkový certifikát
přes Nastavení > Provozovna > Číselné řady
3. Zkontrolujte a případně si nastavte kontace k novému typu platby a pokladnám, které pro vás založíme přes Nastavení > Provozovna > Nastavení účetnictví
Toto platí pouze pokud máte aktivní napojení na účetní sw. Pokud váš poskytovatel potřebuje k nastavení ID platby a pokladen, rádi vám je na vyžádání zašleme.4. Pokud k zasílání automatických e-mailů chcete využít vlastní poštovní server, zákaznická podpora od vás bude potřebovat
- adresu poštovního serveru
- port poštovního serveru
- uživatelské jméno
- heslo
- e-mailovou adresu odesílatele
V případě použití Gmail nebo Office 365, podporujeme šifrovanou komunikaci pouze na portu 587 a pouze STARTTLS.V opačném případě bude k zasílání využit náš poštovní server a emaily budou odcházet z adresy concierge@hoteltime.com.
Zákaznická podpora vám také pomůže s úpravou šablony e-mailu, který budeme vašim hostům zasílat.
Administrátorské nastavení - děláme my
1. Vytvoříme vám nový typ platby,
který bude sloužit pouze pro Profitroom k zakládání a úhradě dokladů.
2. Vytvoříme vám nové pokladny,
aby se platby z nového typu správně zaúčtovávaly.
3. Nastavíme vám HotelTime Concierge modul,
díky kterému budou doklady vystavené Profitroomem automaticky odcházet na e- maily vašich hostů.
Partnerské nastavení - dělá Profitroom
Profitroom s vámi projde mapování služeb na vouchery. Každý voucher v Profitroom musí mít správně namapované ID hotelové služby HotelTime, aby mohla automatizace fungovat.
A je to! Nyní máte vše nastaveno a můžete věnovat
ušetřený čas tomu nejdůležitějšímu - vašim hostům!