Vrací se vám vaši hoteloví hosté, ale nemáte tak úplně přehled kdo a jak často? Nebo řešíte věrnost „nějak ručně“ v externích aplikacích?


Pak zbystřete.


S Loyalty modulem v HotelTime získáte jednoduchý nástroj, jak mít věrnost hostů pod kontrolou přímo v PMS – bez tabulek, bez chaosu a bez zbytečné práce.



Jak to celé funguje?



HotelTime loyalty vám umožní jednoduše a efektivně spravovat data o vašich věrných hostech a firmách. Díky možnostem vlastního nastavení si můžete definovat:


1. Typ loyalty

  • podle počtu odbydlených nocí
    • 1 noc = 1 bod
  • podle revenue
    • 1 jednotka měny = 1 bod
    • měna může být zvolena jako primární nebo sekundární, revenue je dle toho přepočítané

kombinace nocí a revenue není možná.

  • externí systém
    • nastavuje s v případě napojení externího loyalty systému



2. Věrnostní úrovně

  • vlastní úrovně členství a jejich tresholdy



3. Podmínky pro hosty a/nebo firmy

  • daný host nebo firma musí být rezervující
  • daný host musí být bydlící
  • oboje

v případě obou variant se přičítají firmám body pokud jsou rezervující a hostům pokud jsou rezervující a/nebo bydlící



4. Zdroje bodů

  • v případě typu loyalty podle počtu nocí
    • rate codes, ze kterých se body načítají
  • v případě typu loyalty podle revenue
    • rate codes, ze kterých se body načítají, a
    • rastry, ze kterých se body načítají


Tip: Pokud používáte HotelTime online check-in, hosté se mohou do loyalty programu přihlásit při zadávání osobních údajů sami online.




Loyalty napříč HotelTime



V HotelTime PMS se loyalty propisuje do všech potřebných míst a provozních reportů.


1. Adresář


V seznamu adresáře si můžete filtrovat profily s konkrétní úrovní členství pomocí drop down menu Loyalty.


V profilu adresáře aktivujete Loyalty zaškrtnutím checkboxu "Souhlas s loyalty", následně se v profilu objeví sekce "Loyalty" a rozšířené menu pro jeho správu, kde můžete:

  • Upravit počet bodů = pokud hostovi/firmě chcete manuálně navýšit počet bodů (např. kompenzace nebo extra bonus)
  • Změnit úroveň = pokud chcete hosta/firmu zařadit do jiné úrovně, než jakou má aktuálně přiřazenou
  • Zadat loyalty číslo = pokud hostům/firmám přidělujete karty ši vaše vlastní ID
  • Ukončit členství = vymaže veškerá loyalty data spojená s daným profilem




2. Nájezdy pokojů, nájezdy hostů, odjezdy pokojů


V běžných recepčních reportech je nejprve potřeba v pravém horním menu zapnout zobrazení filtru a sloupce Loyalty. Informaci o členství pak uvidíte přímo v reportu a můžete si například snadno vyfiltrovat pouze nájezdy Loyalty hostů. Nastavení si upravuje každý uživatel zvlášť.




3. Detail rezervace, detail pokoje - rezervující, bydlící a pop-up poznámka



Pop-up poznámka je v systému uživatelsky nastavena tak, aby se zobrazila pokud bydlící host odpovídá kategorii BRONZE.




Jak službu aktivovat?



Kontaktujte svého obchodního zástupce HotelTime a během pár dní již můžete sbírat data o vašich loajálních hostech.




Jaký je postup nastavení?



1. Admin nastavení - děláme my


Podpora HotelTime vám aktivuje modul loyalty.


V případě Loyalty typu podle nocí nebo revenue vás požádá o datum, ke kterému mají být data v systému napočítána do profilů hostů a/nebo firem - datum může být od počátku používání aplikace až po aktuální den.


Pokud používáte naši výchozí registrační kartu, zákaznická podpora vám do aplikace nahraje její upravenou verzi. Pokud máte vlastní šablonu, doporučujeme ji doplnit o možnost, aby hosté mohli zaškrtnutím udělit souhlas se vstupem do Loyalty programu. 



2. Uživatelské nastavení - děláte vy


Nastavujete ve svém hotelu věrnostní program poprvé? Připravili jsme pro vás několik praktických tipů, jak program správně nastavit, vyhodnocovat a kalibrovat. Více se dozvíte v tomto článku.


Pokud používáte externí Loyalty systém a data se do HotelTime pouze propisují, pokračujte rovnou na sekci „Nastavení při použití externího Loyalty systému“ níže.


Pro správu Loyalty v HotelTime:


a. Nastavte si typ a zdroj loyalty přes Nastavení > Kategorie > Loyalty


Kontextové okno viz obrázek níže se vám zobrazí automaticky, vyberte

  • typ
  • zdroj
  • měnu (pouze v případě typu dle revenue)


Pozor: Editací typu loyalty po jeho zavedení dojde k nenávratnému smazání všech dosavadních loyalty dat. Pokud byste se v budoucnu rozhodli typ loyalty změnit, vyžádejte si asistenci zákaznické podpory, která vám následně data zpětně přegeneruje.



b. Vytvořte si kategorie loyalty kliknutím na Nová položka. Pro každou úroveň vyplňujete

  • Název - celý název dané kategorie
  • Kód - zkratka názvu, zobrazuje se v reportech a detailu pokoje
  • Treshold - od kolika pokojonocí nebo od jaké výše obratu je daná kategorie validní


Horní hranicí každé úrovně je další nastavená úroveň (např. pro Silver členství je horní hranice 30 nocí, kdy 30. nocí se daný profil mění na úroveň Gold). Pokud taková není, nejvyšší nastavená úroveň platí bez vrchního limitu.




c. Nastavte si Zdroje loyalty kliknutím na Zdroje v menu Další operace. Vybíráte

  • zdrojové rastry - pouze v případě typu loyalty podle revenue
  • zdrojové rate code - pro oba typy loylaty





d. Nastavte si globální pop-up poznámky přes Nastavení > Provozovna > Pop-up poznámky



V rezervacích, které odpovídají zadaným kritériím, se zobrazí automatický alert, který upozorní recepci na benefity spojené s daným členstvím.



Jak na nastavení pop-up poznámek se dozvíte v tomto videu.



e. Upravte si registrační kartu pro hosty


Pokud používáte vlastní design registrační karty, doporučujeme jej doplnit o možnost, aby host mohl udělit souhlas se vstupem do Loyalty programu. S úpravou registrační karty vám ráda pomůže naše zákaznická podpora.




Nastavení při použití externího Loyalty systému



Pokud používáte externí loyalty systém, který je napojený na HotelTime PMS, nastavení je výrazně zkrácené, je potřeba pouze:


a. Nastavit si typ a zdroj loyalty přes Nastavení > Kategorie > Loyalty na "Externí systém"



b. Vytvořit si kategorie loyalty kliknutím na Nová položka. Pro každou úroveň vyplňujete

  • Název - celý název dané kategorie
  • Kód - zkratka názvu, zobrazuje se v reportech a detailu pokoje


Pozor: "Kód" Loyalty se musí 100% shodovat s kódem v externím systému vč. velkých/malých písmen, diakritiky a speciálních znaků.



c. Nastavit si globální pop-up poznámky přes Nastavení > Provozovna > Pop-up poznámky



V rezervacích, které odpovídají zadaným kritériím, se zobrazí automatický alert, který upozorní recepci na benefity spojené s daným členstvím.


Jak na nastavení pop-up poznámek se dozvíte v tomto videu.



d. Upravit si registrační kartu pro hosty


Pokud používáte vlastní design registrační karty, doporučujeme jej doplnit o možnost, aby host mohl udělit souhlas se vstupem do Loyalty programu. S úpravou registrační karty vám ráda pomůže naše zákaznická podpora.




A je to! Teď už máte vše nastavené a můžete se pustit do odměňování svých věrných hostů.